很高興今天有機會做分享,我在日本做服務設計的工作。很久沒有用中文講話了,所以如果等一下迸出英文字母不是故意的,還請大家多見諒。
不過,先跟大家自我介紹,我是林慧婷,你們也可以叫我Sandra。我在台南讀書長大,大學在美國讀了五年的書,結束之後在那邊也工作了快兩年,在顧問公司做策略設計。之後轉到現在公司,叫做Designit,也差不多快做兩年了。
簡單介紹一下公司的話,我們是間歐洲的公司,目前在亞洲只有東京的辦公室。我們公司基本上是個設計顧問公司,協助我們客戶做創新跟改革。所以常常會有服務設計的案子。舉例來說,我們會協助我們的客戶做企業改革,像是日本很多企業是做產品的,產品賣掉做下一個,但他們開始慢慢會想說要是不做服務的話公司會倒,所以會找我們合作。有時候也會協助國外的公司企業調整他們提供的服務或產品,協助他們在日本或亞洲發展。再來就是,服務設計畢竟是新的領域,很多組織都有興趣針對這個領域多加了解。這個時候他們就會請我們去跟他們做教育和提倡。
今天我想要分享的是,我目前為止做服務設計的一些心得,跟在日本做服務設計的一些挑戰。希望藉今天的機會跟在台灣的各位交流一下。我準備這次分享的時候,想說這邊可能有不熟的朋友,所以想先簡單介紹下服務設計。當然,每個服務設計師可能都會有不同的見解,今天分享的事我自己的看法。
簡單來說服務設計就是設計服務的一個工作。設計一個服務的時候,得考慮到大家會接觸到怎樣的接觸點(touch point),有時候接觸到的是實體的東西,像是一個產品,或是數位的東西,像是APP。有時候也會是個人,像是服務人員等等。再來就是接觸點是以怎樣的流程串起來的?這個流程的設計也是需要考慮的。可是這只是使用者跟服務提供者的角度。服務設計還有另外一個面相,就是會需要怎樣組織來支援這個服務體驗。就是一個前台跟後台的概念。所以後台的人力、系統等等,都需要列入考慮。所以當你做服務設計的時候有三個層面要思考,一個是接觸點,再來是流程,最核心的是文化。文化這個層面可能有點抽象,不過基本上就是你有沒有辦法提供一個適合的環境,讓你的組織有動力跟能力去去支持他們想要提供的體驗。
當你要做服務設計的時候,服務設計有哪些面相?我們整理出五個。
第一個是以人為本(human centric),不管是使用者,服務體驗者,還是公司組織中的人。當你在進行創新,怎樣做才能符合大家需求,甚至是慾望。
再來是全面性的(holistic)。比如說你可能想設計一個APP。可是一個服務可能不只是app,有很多其他的東西得一起被串連起來,這個app才能成為體驗。
還有就是共創(co-creation)。共創是個可以包容多方意見的一個手段。當然,對我來說,這也是個給客戶動力的手段。我不想成為提供點子的人,而是想成為讓大家願意改變的推手。共創這個部分就很重要。當客戶有真正的參與在案子中,在我們合作關係結束後,他們才有可能接手繼續做下去。
再來是視覺的溝通(visual),可能就是比較偏設計的部分了。服務設計畢竟抽象,若是不能好好溝通的話大家會沒有辦法了解你在幹嘛。所以如果可以把不具體的東西視覺化,這是個溝通的利器。
最後就是不斷嘗試(Iterative)。尤其在數位化時代,很多東西都可以很容易的一次又一次地嘗試。與其是做到完美再拿出去用,不如提早開始測試,甚至是公開之後慢慢改良。這樣可以更容易的減少失敗的機會。我們希望在做服務設計時,可以貫徹的這樣不斷嘗試的要素。
這樣聽下來,希望你們能覺得服務設計其實沒這麼複雜,有時候是他只是很多常識的推論。比如我想要有個叫車的服務,然後就順著這個想法去開發一個適合的APP。要把一個服務整理出來並不是這麼複雜的事情。困難的是,真的去實現,把服務做完以後推得出去,才是複雜的地方。
你怎樣才能確認有顧到每種不同的人的需求?要怎樣考慮到所有接觸點和程序?怎樣可以確認利害關係人都有好好的包含到,有對話過?怎樣才能確認我想跟你表達的東西有好好地傳達到?要怎樣說服大家要在一開始就不斷的進行嘗試?
還有剛剛提到的三個層面,怎樣才能確認我接觸點都是有意義的?流程真的有考慮的很周全嗎?組織的文化如何促使他們跨出第一步?有時候一個企業的組織文化比較硬,但如果要彈性,他們會害怕。怎樣才能鼓勵他們去改變他們自古以來的做事方式?這反而是麻煩的。反而設計是最簡單的部份。
一個服務設計師,我有時候會覺得,沒有必要冠上設計師的身分。做服務設計的人,不過就是一個想盡各種方式來推動事情的一個團隊。
那麼我想要跟大家討論的是,有人來做服務設計,到底差在哪裡?其實我們身邊有很多的服務,是沒有被設計過的,而是從組織內部開始,慢慢的堆疊各種不同他們想做的事情,慢慢形成我們今天看到他們所提供的服務。像是郵局、學校、或是便利商店。
有服務設計的差別,我用這個字,deliberate,他被策劃過的。你是有目的的策劃讓一個目標發生。當你說我要創新,我想要做設計思考,其實你就是想要改變。而當你想進行的改變是有經過思考規劃過的,那麼你的改變就會比較有效率,改變的品質也會更好。
舉例來說,我們會盡力確保大家對一件事情有同樣的認知。當大家用口頭在敘述一個想法,在每個人腦中的東西其實很有可能是不一樣的東西。但如果可以視覺化出來,能很精準的用文字溝通等等,就更讓每個人互相理解大家在講什麼事情。當大家在同樣的出發點,對話會更容易。
我們也會盡我們所能,用最周全的方式去設計一個服務。比如說,我們有時候會使用這個工具,我們叫它service design blueprint 。當初這客戶的案子,這張海報真的印出來送給他們了,讓他們可以隨時看他們服務的overview。不管他們的服務是在那些人之間,用什麼樣的方式串連在一起,或是接觸點是哪一些之類的。
另外我們做案子的時候會好好跟各方,不同部門做溝通。不只是我們跟他們之間的溝通,更是他們自己之間的溝通。當你能確保大家的參與,最後做出來的服務會更容易去執行、實現。就算你設計出最完美的服務,但若是不現實的話,或是客戶沒有很想做,不管怎樣都是白做。
這也是為什麼我覺得服務設計在日本很有潛力。我在日本生活兩年下來,很多人說日本服務很棒,但他們的服務品質非常仰賴於人的服務品質。這不是很好的系統。因為要是人變老了,或是人不夠,無法傳承,服務就會消失,不是永續提供好服務的方式。提供服務時需要更周全,這是日本提供服務時候的挑戰。
再來就是我們服務設計的做法,其實會強迫各部門之間的對話。日本的企業很大,都是好幾千好幾萬人的。根本就是個小型的政府,有很多很雜的組織。但是服務設計的方式會迫使他們跟不同部門對話,甚至去思考。這常常是推動組織改變的第一步。
最後就是,服務設計其實很熱門。有時候就算大家不知道服務設計到底是什麼,他們還是願意去嘗試,就算他們只是想湊湊熱鬧。可是真的是很好的藉口,試圖去導入這樣的做事方式。我們何樂而不為?
以上,我的分享到這裡。如果有問題我們可以留到後面討論。
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